“No man is an island” skrev John Donne 1624 och det är en insikt som i högsta grad fortfarande gäller, inte minst i projektvärlden. För alla projekt påverkar och påverkas av omgivningen, oavsett bransch eller typ av projekt. Det är därför en framgångsfaktor i alla former av projekt att tidigt kartlägga och kommunicera med sina intressenter.

Text: Henrik Szentes, aktuell med boken Tio klassiska risker i projekt – och hur man vänder risk till möjlighet

Interna utvecklingsprojekt kan vid en första anblick verka ha få intressenter, men behöver ändå hantera både formella och informella grupperingar inom den egna organisationen. Oftast finns det några leverantörer att beakta och i princip alltid myndigheter och intresseorgansationer såsom fackföreningar och branschorgan. Projekt som ska utveckla och leverera produkter eller tjänster till en kund har dessutom kundens organisation och kundens kunder att ta hänsyn till, och ju mer projektet påverkar allmänheten desto fler myndigheter blir inblandade samtidigt som förståelse för mediala frågor krävs.

Om man exempelvis ska renovera och bygga till en flygplatsterminal är det väldigt många intressenter att tänka på. Både för att skapa en väl fungerande och omtyckt terminal och för ett effektivt genomförande av projektet utan att störa flygplatsverksamheten mer än nödvändigt. Ett stort antal myndigheter påverkar och det känns nog naturligt för de flesta att fråga de som arbetar i terminalen, men man får inte glömma resenärerna. Säkerligen kan man indirekt genom personalen få en hygglig bild av resenärers önskemål och upplevelser, men varför inte fråga resenärerna själva i en enkät eller genom intervjuer? Det finns olika kategorier av resenärer som har olika syn på vad som är viktigt i en terminalbyggnad, en affärsresenär gör exempelvis andra prioriteringar än en barnfamilj. Den leverantör man anlitar till att genomföra projektet har garanterat tankar att ta hänsyn till, men även de många leverantörer som krävs för att driva en terminal har värdefull input. Vidare kan det finnas närliggande verksamheter att ta hänsyn till, till exempel hotell och transportföretag.

Krav och önskemål i projekt

Genom hela projektet är det viktigt att skilja på krav och önskemål från olika intressenter. Myndigheter såsom arbetsmiljöverket, länsstyrelser och transportstyrelsen sätter krav som måste följas, vissa instanser ger rekommendationer, och när det gäller övriga intressenter är det ofta en prioritering mellan olika önskemål som leder till en kravlista för projektet.

Projektets budget sätter ramar för vad som kan inrymmas i projektet – men vilka funktioner som ska prioriteras beror på vilken intressent du frågar. Exempelvis kan man tänka att sig att städpersonalen föredrar ett lättstädat stengolv, medan övrig personal och resenärerna är mer intresserade av ett mjukare golv som skapar mindre stegljud och buller. Ledningen som ska ta investeringsbeslutet väger in ekonomiska aspekter (både investeringskostnad och driftskostnad) och alla intressenter har dessutom säkert sin syn på färg och form. Till detta kommer aspekter som handlar om genomförandet, exempelvis att en viss typ av golv tar längre tid att lägga eller att en annan typ påverkar arbetsmiljön tillfälligt och kanske kräver utrymning vid läggning.

Kartlägg projektets intressenter

Som du kan förstå av dessa exempel så är ett första steg för att åstadkomma ett lyckat projekt att göra en kartläggning av alla intressenter – företag, organisationer och individer som kan tänkas påverka eller påverkas av projektets genomförande eller färdiga resultat. På det sättet kan man säkerställa att man i god tid kommunicerar med de som kan påverka genomförandet och informerar de som påverkas.

Genom att ha koll på projektets intressenter är det möjligt att tidigt identifiera potentiella problem och sen tillsammans hitta alternativ och lösningar som ofta är bättre än de man ursprungligen hade planerat. Intressentanalys tillsammans med ett aktivt riskhanteringsarbete genererar därför ofta nya möjligheter för flera intressenter. Ur beställarens perspektiv är det ibland kostnadsbesparingar som åstadkoms, men ibland är det istället ökade intäkter som skapas – i båda fallen blir det en bättre affär!

 

Om författaren till Tio klassiska risker i projekt– och hur man vänder risk till möjlighet, Henrik Szentes

Henrik Szentes är aktuell med boken Tio klassiska risker i projekt – och hur man vänder risk till möjlighet (Roos & Tegnér). Henrik är konsult och forskare med inriktning mot projektorganisationer och riskhantering. I sin bok beskriver han tio risker som är klassiska i projektsammanhang och ger råd kring hur de kan bemötas och användas som en språngbräda till nya möjligheter. Gemensamt för många av riskerna är att de bottnar i mänskligt beteende och bristande kommunikation.